Das 3-Schichtmodell: Der übergreifende Prozess

Der übergreifende Prozess ist der dritte Teil unserer 3-Schichtmodell-Saga, nachdem wir bereits über Kernprozesse und unterstützende Prozesse gesprochen haben. Stark vereinfacht könnte ich sagen, dass alle Arbeitsabläufe, die nicht dem Kern- oder unterstützenden Prozess zugeordnet werden können, übergreifende Prozesse sind. Doch damit werden wir ihnen nicht gerecht.

Prozess-Gliederung im Unternehmen
Das 3-Schichtmodell: der übergreifende Prozess

Was ist ein übergreifender Prozess

Ein übergreifender Prozess beteiligt sich nicht an der Wertschöpfung und Mehrwertgenerierung für deinen Kunden (Kernprozess). Er hilft deinem Kernprozess auch nicht ungestört abzulaufen, bzw. deine generierten Dienstleistungen und Produkte dem Kunden zur Verfügung stellen zu können. Statt dessen müssen übergreifende Prozesse einen „unproduktiven“ Bereich abdecken, der aufgrund von internen oder externen Anforderungen entsteht. Diese Anforderungen können unter anderem sein:

  • Gesetzliche Belange (Bilanzierung, SOX-Konformität, Zollrecht, etc.)
  • Management Belange (Controlling, Reporting, etc.)
  • Infrastruktur (IT, Gebäudetechnik, Fuhrpark, etc.)
  • Mitarbeiterbindung (Kantine, Betriebskindergarten, etc.)
  • Kundenbindung (PR, Marketing, etc.)

Bedeutung von übergreifenden Prozesse

Als Manager musst du dir Gedanken machen, wie sensibel ein übergreifender Prozess ist, bzw. ob er für deine Wettbewerbsfähigkeit eine wichtige Rolle spielt. Hä?! WTF?! Habe ich vorher nicht geschrieben, dass die übergreifenden Prozesse „unproduktiv“ sind? Ja, das stimmt. Mit unproduktiven Prozessen verdienst du vordergründig kein Geld, dennoch kannst du dich sehr wohl vom Wettbewerb abgrenzen. Lass mich dir ein Beispiel nennen, um es zu verdeutlichen.

Beispiele von übergreifenden Prozessen

In München sind die Wartezeiten auf einen Kindergrippen- und Kindergartenplatz sehr lange. Teilweise melden Eltern ihre Kinder noch vor der Geburt an, um einen Platz in der Nähe zu erhalten. Wie kann ich als Unternehmen einen hochqualifizierten Mitarbeiter (männlich, weiblich, divers) mit Kindern dazu bewegen nach München zu ziehen, wenn dieser Mitarbeiter keinen KiTa oder KiGa Platz erhält? Ein viel einfacheres Beispiel für einen Wettbewerbsvorteil durch einen übergreifenden Prozess deines Unternehmens ist IT-Sicherheit in Zeiten von Cyberkriminalität von Privatpersonen und Geheimdiensten. Geklauten Pläne für dein neues Produkt oder Lösegeldforderung zur Entsperrung von Daten haben so manches Unternehmen aus dem Markt geworfen.

Eingruppierung von übergreifenden Prozessen

Identifiziere alle übergreifenden Prozesse in deinem Unternehmen und analysiere, ob diese für dein Unternehmen aus rechtlicher Sicht, aus gewichtigen internen Gründen oder aus Wettbewerbsgründen für dein Unternehmen einen Mehrwert generieren. Erfüllen die Prozesse die Kriterien, müssen diese in deinem Unternehmen von eigenen Mitarbeitern ausgeführt werden. Wenn nicht, stellt sich die Frage, ob die Prozesse überhaupt notwendig sind. Beantwortest du die Frage mit ja, begib dich auf die Suche nach einem Unternehmen, welches diese Prozesse für sich als Kernprozess identifiziert hat.

Entscheidungsbaum übergreifender Prozess
Entscheidungsbaum für übergreifende Prozesse

Umgang mit notwendigen übergreifenden Prozessen ohne Wettbewerbsvorteil

Das Stichwort ist das böse Wort: Outsourcing. Doch Outsourcing ist nicht per-se schlecht, sondern wurde es erst in den 90ern als einige Unternehmensberatungen das Wort wie ein Mantra vor sich her getragen haben. Zurück zu unserem Thema: Warum sollst du nicht die Expertise von einem Unternehmen nutzen, welches deinen unproduktiven Prozess als eigenen Kernprozess identifiziert hat? In der Regel kann dieses Unternehmen deinen Prozess kostengünstiger für dich umsetzen und zum anderen kannst du dich auf deine wettbewerbsstärkenden Prozesse, die du im Unternehmen belässt, konzentrieren.

Umgang mit nicht notwendigen übergreifenden Prozessen ohne Wettbewerbsvorteil

Zuletzt müssen wir uns noch die nicht-notwendigen übergreifenden Prozesse ansehen. In der unpersönlichen Managersprache fällt es uns leicht die Lösung auszusprechen: „Wir müssen diese Prozesse abstoßen.“ Ich lehne diese Sprache jedoch ab, da wir uns alle bewusst sein müssen, dass hinter Prozessen immer auch Menschen stehen. Die Konsequenz für die betroffenen Mitarbeiter in diesem Prozess ändert sich zwar nicht, wenn sie in deinem Unternehmen keine Positionen finden, in der sie sinnvoll eingesetzt werden können. Aber wir werden uns bewusst, wie sensibel wir mit dieser Entscheidung und insbesondere mit diesen Kollegen umgehen müssen, da es immer auch um Menschen geht.

Kommentare erwünscht

Damit kommen wir zum Ende des Blogs „übergreifende Prozesse“. Ich hoffe, dass ich dir ein gelungenes Bild vermitteln konnte, welches dir in deinem Job weiter hilft und dich mit einem anderen Auge die Prozesse um dich herum betrachten lässt. Ich freue mich auf dein Kommentar, wenn mir dies gelungen ist.

Dein René

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